Landelijk WSP Gemeenten helpt landelijke werkgevers om inclusief werkgeverschap in de praktijk te brengen. Samen met arbeidsmarktregio’s en partners werken we aan duurzame kansen voor mensen die extra ondersteuning nodig hebben bij het vinden en behouden van werk. Een goede plaatsing is daarbij pas het begin. Ook duidelijke begeleiding, wederzijds begrip en aandacht voor wat een medewerker nodig heeft, zijn belangrijk voor een duurzame arbeidsrelatie. Dat geldt zeker wanneer medewerkers Nederlands niet als eerste taal spreken en verschillende ervaringen met werk en communicatie meebrengen. Hoe voorkom je misverstanden over instructies en afspraken? En hoe maak je ongeschreven regels op de werkvloer bespreekbaar?
In deze gastblog deelt Eldert Nieuwenhuize, trainer bij Werkkracht, herkenbare praktijksituaties en concrete tips voor werkgevers, leidinggevenden en hr-professionals.
Communicatie is niet geslaagd zodra jij iets hebt verteld. Communicatie is geslaagd als de ander heeft begrepen wat je bedoelt.
‘Is het duidelijk wat ik net heb gezegd?’
‘Ja’, zegt hij en hij knikt daarbij vriendelijk.
Mooi, denk je als werkleider. De taak is duidelijk en je loopt weg om verder te gaan met andere dingen.
Tot blijkt dat je medewerker iets anders heeft gedaan als je een uur later komt kijken.
Je denkt: Waarom zei hij niet gewoon dat hij de opdracht niet begreep?
Werkgevers, leidinggevenden en hr-professionals delen dit soort situaties regelmatig met ons tijdens onze training Cultuursensitief Werken. Een medewerker knikt, maar heeft de instructie niet begrepen. Iemand komt te laat, vraagt pas op het laatste moment vrij of stelt nauwelijks vragen tijdens een instructie of overleg.
Al snel ontstaan er conclusies over motivatie, initiatief of werkhouding. Maar wat als de uitdaging ergens anders zit?
Een anderstalige medewerker komt niet alleen met een andere taal naar Nederland. Iemand kan ook uit een totaal andere werkcultuur en arbeidsmarkt komen, met andere ideeën over tijd, hiërarchie, samenwerken, communicatie en de verhouding met een leidinggevende.
Misschien kent iemand niet alle woorden. Misschien schaamt iemand zich om dat te zeggen. En voor iemand die gewend is aan veel meer hiërarchie kan het behoorlijk ongemakkelijk zijn om dit met een leidinggevende of werkbegeleider te bespreken of opnieuw hiernaar te vragen, waardoor een anderstalige medewerker toch maar gaat knikken en ja zegt om de ander niet tot last te zijn.
Daar komt taalniveau bij. Een deel van de statushouders die werkgevers op de arbeidsmarkt tegenkomen, heeft Nederlands geleerd tot ongeveer A2-niveau. Daarmee kun je je in dagelijkse situaties redelijk redden, maar werktaal inclusief veiligheidsinstructies en arbeidsvoorwaarden is dan toch iets anders.
Een beetje zoals het gemiddelde camping-Frans: een croissant bestellen lukt prima, maar zodra iemand snel terugpraat en meer vragen gaat stellen, gaat het behoorlijk mis. Misschien zeg je dan maar oui of knik je vriendelijk. Maar hebben jullie elkaar echt begrepen?
Stop daarom met vragen als: ‘Heb je het begrepen?’
Vraag liever: ‘Ik wil even checken of ik het goed heb uitgelegd. Kun je vertellen of laten zien wat je nu gaat doen?’
Dat heet de terugvraagmethode. Houd je uitleg kort en check tussendoor. Zo voorkom je dat je na 10 minuten ontdekt dat jullie vanaf minuut twee al in een andere film zaten.
In onze training Cultuursensitief Werken bespreken we onder andere de verschillen tussen meer ik-gerichte en wij-gerichte culturen. Niet om gedrag meteen te beoordelen, maar juist om te begrijpen waarom iemand handelt, communiceert of reageert zoals hij doet. Door nieuwsgierig te vragen naar iemands achtergrond en ervaringen, ontdek je waar misverstanden op de werkvloer kunnen ontstaan.
Op veel Nederlandse werkvloeren waarderen we initiatief en zeggen we dingen als: stel vragen, geef je mening. Spreek je leidinggevende gerust aan of loop binnen. Kom met ideeën.
Maar wat als je gewend bent aan een werkcultuur waarin leidinggevenden veel gezag hebben? Het kan dan ongebruikelijk of zelfs respectloos zijn om een leidinggevende tegen te spreken of uit eigen beweging ideeën aan te dragen. Of dit kan zelfs gevolgen hebben voor je baan, als je steeds vragen stelt of een andere mening hebt.
Hetzelfde geldt voor oogcontact. In Nederland zien we iemand aankijken vaak als een teken van aandacht en respect. In andere culturen kan het juist respectvol zijn om een ouder iemand of iemand met een hogere positie niet rechtstreeks in de ogen te kijken.
Kortom, wat een Nederlandse werkgever kan zien als passiviteit, kan vanuit de anderstalige medewerker dus juist bedoeld zijn als respect.
De favoriete vraag in zulke situaties:
‘Ik ben nieuwsgierig. Hoe werkte dit in het land (…) waar jij vandaan komt op de werkvloer? Kon je daar vragen stellen aan je leidinggevende? Mocht je zelf met ideeën komen?’
Vertel daarna hoe jullie het doen en vooral waarom. Niet omdat de ‘Nederlandse’ manier beter is, maar omdat iemand alleen aan verwachtingen kan voldoen als die duidelijk zijn.
Een anderstalige medewerker komt voor de 2e keer om 8.05 uur binnen, terwijl je om 8.00 uur hebt afgesproken. Als leidinggevende denk je inmiddels: hoe duidelijk moet ik nog zijn?
De afspraak hoeft niet te veranderen. De uitleg soms wel.
Leg uit dat iedereen om 8.00 uur start met werken en dat je daarom verwacht dat iemand eerder aanwezig is. Vertel ook waarom op tijd beginnen belangrijk is, bijvoorbeeld omdat collega’s op elkaar wachten of het werk gezamenlijk start. Opvattingen over tijd kunnen per persoon en eerdere werkomgeving verschillen. Vraag daarom wat iemand gewend is, in plaats van dit vooraf in te vullen. Blijf daarnaast ook vragen naar de persoonlijke redenen van de medewerker, soms komt het door de kinderopvang of door een slechte bus aansluiting.
En dan nog iets anders. Het woord “moeten” klinkt voor veel Nederlanders al snel streng. Toch kan juist dat woord voor anderstalige medewerkers veel duidelijkheid geven. Ik hoor regelmatig: “Als je niet zegt dat iets moet, denk ik dat het niet verplicht is.” Zo kende ik een anderstalige medewerker die was uitgenodigd voor een borrel op het werk. Zij dacht dat het vrijblijvend was en ging niet. Tot haar verbazing bleek bijna iedereen er te zijn. Haar reactie achteraf: “Zeg gewoon dat ik moet komen als dat de verwachting is. Dan begrijp ik het.”
Duidelijk zeggen dat iets moet, hoeft dus niet hard of onvriendelijk te zijn. Soms voorkom je er juist misverstanden mee. Hetzelfde geldt voor ziekmelden, afspraken onder werktijd en vakantie. Wie bel je? Hoe laat? Mag WhatsApp? Moet je bellen? Hoe lang van tevoren vraag je verlof aan? En hoeveel verlof heb je eigenlijk?
Je geeft iemand een arbeidsovereenkomst. Die leest het thuis, snapt alles. Handtekening eronder. Geregeld.
Maar begrijpt iemand ook wát hij tekent? Bruto en netto, vakantiegeld, pensioen, proeftijd, verlofuren, reiskosten, loonheffing, cao. Ook voor veel Nederlanders is een contract geen gezellig leesvoer.
Stel je voor dat je uit een werkomgeving komt waarin schriftelijke contracten, loonstroken of collectieve arbeidsvoorwaarden minder gebruikelijk waren, of waarin regels in de praktijk anders werden toegepast.
Ga er nooit zomaar vanuit: hij heeft het document gekregen en ondertekend, dus hij begrijpt het. Voor sommigen is het misschien wel de eerste keer dat ze dit soort documenten zien. In sommige landen is individueel onderhandelen over salaris gebruikelijker. Leg daarom uit hoe cao’s, functieschalen en salarisafspraken binnen jouw organisatie werken.
Laat HR of een buddy de belangrijkste onderdelen live uitleggen in plaats van dat het via de post wordt opgestuurd. Bespreek het verschil tussen bruto en netto en pak de eerste loonstrook er samen bij. Gebruik eenvoudige taal of vertaaltechnologie als dat helpt. Nog handiger: maak een checklist of document waarin je lastige woorden extra uitlegt in makkelijke taal.
Dat kost aan de voorkant wat tijd, maar voorkomt later veel vragen en frustratie.
1. Maak een ‘zo werken wij hier’-kaart.
Zet daarop praktische afspraken over op tijd komen, ziekmelden, verlof, pauzes, telefoongebruik en vragen stellen. Juist de dingen waarvan je denkt: dat spreekt toch voor zich?
2. Werk met ‘voordoen, samen doen, zelf doen’.
Zeker bij nieuwe taken werkt dat vaak beter dan nóg een mondelinge uitleg.
3. Kies bewust een buddy.
Niet zomaar de collega die toevallig beschikbaar is, maar iemand die dit wil, die geduldig is, duidelijk communiceert en ook de ongeschreven regels op de werkvloer kan uitleggen.
4. Bereid ook het team voor.
Vertel collega’s wat iemand nodig kan hebben en wat je van hen verwacht. Een goede start hangt niet alleen af van de nieuwe medewerker en leidinggevende. Collega’s bepalen voor een groot deel of iemand zich welkom voelt, vragen durft te stellen en zijn plek vindt. Zorg dat bij teams bekend is dat je ook gaat werken met anderstalige medewerkers en geef ze training in cultuursensitief werken. Zo voorkom je gedoe en zorg je voor meer begrip.
5. Gebruik beeld en vertaaltechnologie.
Een foto, pictogram of vertaalmiddel kan soms in dertig seconden duidelijk maken waar je met woorden vijf minuten over praat. Er zijn steeds meer bruikbare vertaaltechnologieën. Kies een middel dat past bij de situatie en controleer samen of de vertaling duidelijk is.
6. Maak je vacature anderstalig-proof.
Wil je meer anderstalige werkzoekenden bereiken met je vacatures? Bekijk je vacature dan eens door een A2-bril. Gebruik korte zinnen, concrete woorden en schrap onnodig jargon. AI kan helpen om een tekst eenvoudiger te maken. Nog beter: laat de vacature eens lezen door iemand die zelf Nederlands op A2-niveau spreekt. Je zult verbaasd zijn over welke woorden voor jou als hr-professional volkomen duidelijk lijken, maar voor een ander helemaal niet zijn.
Ik begeleid inmiddels bijna twintig jaar anderstaligen. Als ik daar één ding uit heb geleerd, is het dit: wees nieuwsgierig en vertel waarom je iets vraagt, uitlegt of corrigeert.
Mijn ervaring is dat mensen daar juist voor openstaan. Ze willen werken, leren, hun plek vinden en begrijpen hoe het hier gaat. Dat vraagt van ons dat we ongeschreven regels uitleggen, nieuwsgierig blijven en ook onze eigen werkwijze ter discussie durven stellen.
Communicatie is niet geslaagd omdat jij iets hebt verteld. Communicatie is geslaagd als de ander heeft begrepen wat je bedoelt. Dat maakt een medewerker steeds zelfredzamer en zorgt ervoor dat jij als werkbegeleider steeds meer kunt loslaten.
Eldert Nieuwenhuize is onderdeel van het trainersteam van Werkkracht. Als trainer geeft hij o.a. trainingen aan werkgevers, leidinggevenden en hr-professionals over het begeleiden van doelgroepen met meer ondersteuningsbehoefte. Hoe zorg je voor een duurzame arbeidsrelatie? Welke kennis of middelen zijn er nodig om het potentieel te benutten? Daarbij horen ook trainingen zoals praktijksessies over vertaaltechnologie. Maar ook cultuursensitief werken, dat gaat over het duurzaam begeleiden en aansturen van anderstalige medewerkers. In deze blog deelt hij ervaringen, praktische tips en inzichten uit de praktijk.
Meer informatie over de trainingen van Werkkracht: https://werkkracht.nl/training/
Meer informatie over het trainersteam van Werkkracht: https://youtu.be/YxbQo5t5IsE?si=ljfSyrn-ahjQsmVs
Wil je meer weten, een training cultuursensitief werken volgen of meer informatie hierover? Stuur een mail naar training@werkkracht.nl